【働き方改革】会議は全てペーパーレス化しよう！

「働き方改革」と叫ばれて久しいですね。

職場は「働き方改革」されましたか？

その波を実感できていますか？

「働き方改革」として残業時間のこと、業務内容のこと、業務体系のことなど、様々なところに焦点を当てられています。

学校現場も同様に「働き方改革」と言われていますが、これといってそれを実感することはできていません。

今回、その「働き方改革」の一環として、「会議のペーパーレス化」を提案します。

今すぐ、職員会議や校内研修を「ペーパーレス化」しましょう。

今より一歩、「働き方改革」が実感できることでしょう。

【会議をペーパーレス化する具体的方法】

①提案文書を１部だけ印刷する

職員への提案文書を１部だけ印刷しましょう。

色分けした方がわかりやすいデータであれば、カラーコピーしてもかまいません。

カラーコピー１枚することにかかるコストよりもずっと高い生産性を確保できます。

カラーコピーが必要ない資料は白黒で１部だけ印刷しておきましょう。

②全提案文書を一括してPDFでスキャンする

それぞれの主任が提案する文書を一括でスキャンしましょう。

この際、データ形式はPDFを選択します。

くれぐれもJPEGなどのデータは選択しないようにしましょう。

ちなみにPDFとはネットではこのように解説されています。

PDFは情報の配布・交換・蓄積を電子的に行なうために用いられます。

PDFは文字、図形、表などを紙に印刷するようにレイアウト（配置）したページの状態を保存するためのファイル形式の名前です。Portable Document Format（ポータブル・ドキュメント・フォーマット）の頭文字を取ったものです。

紙の上に印刷して表現される文書のデザインやレイアウトなど、紙に印刷して交換していた情報を、PDF形式はほぼそのまま表現できます。PDFは印刷文化を継承する電子的な紙といえるでしょう。

（出典：アンテナハウスより）

つまり紙の電子ファイルがPDFということです。

みんなに同じ紙を印刷して配るのではなく、同じPDFのデータをパソコン上で見るというわけです。

③PDF化したデータに日付やタイトルを打ち込む

あとはスキャンしたデータに「No.☆  職員会議第◯回　２月２７日」などとタイトルを打ち込みます。

そうすれば、「No.☆  職員会議のデータを開いてください！」などと言えば、みんなすぐに同じデータを開けるというわけです。

【ペーパーレス化するメリット】

①全員分の印刷の手間から解放される

以前、会議前になると印刷機の前に先生たちの行列ができていることがありました。

順番に印刷していると、インクが切れ、紙がなくなり、紙がつまり…

そんな悲劇を見ることが今では全くなくなりました。

１枚印刷するだけで全員が見られるのですから、自分の仕事の時間が確保され、業務改善につながりました。

②印刷代、紙代が節約できる

２ページの資料を２０人に配るだけでも４０ページ印刷することになります。

各分掌、各行事の提案などを合わせると１日に２０〜３０ページになることもよくあります。

それを２０人に配ろうとすると１回の会議だけでも４００〜６００ページ分を印刷することになります。

さきほど、必要であれば「カラーコピーをするといい」と書きました。

カラーコピーは１枚◯円だ！などと言われる人もいますが、何百枚も印刷をすることを思えば安いものです。

そのカラーの資料でみんなが見やすくなるのであれば、効果はあるといえるでしょう。

③手元の紙が減る

たくさんの紙が手元に来ない分、当然、自分の手元の紙が減ります。

紙の整理や処理の追われることもありません。

さる先生（@saruesteacher）は「紙々との戦い」と言っておられますが、まさにその通りです。

学校現場の紙の多さと言ったら、ほんとうにすごいものがあります。

このように「ペーパーレス化」の会議では、自分の必要な書類だけ印刷するということで良いので、「紙々との戦い」を制することができるというわけです。

④内職ができる

「ペーパーレス化した会議」では、みんなパソコン画面を見ながらの作業、会議となります。

ですから、会議中にパソコンで別の作業をしていても「一応」違和感は無いということになりますね。（あくまでも自己責任ですよ？笑）

ちなみに私は、様々な予定が提案された時には、自分の週案にその予定を打ち込んで行く作業を同時に行なっています。

会議中にパソコンを打っているということで、教頭から注意されたことが１度だけありますが…汗

でも、悪いことは何もしていないんですよ。

ペーパーレス化することで、一人一人が会議中に同時進行で手元の仕事を進められるわけです。

同時作業をして自分の手元に余裕を持たせることこそ、働き方改革だと私は思っています。

以上、「会議のペーパーレス化」の仕方とメリットをまとめてきました。

ぜひ、みなさんの学校、いや学校でなくても職場をあなたが「ペーパーレス化」していってください！

会議以外にもペーパーレスできるところがあるかもしれません。

そんな名案をお持ちの方は教えていただけると勉強になります！

それではまた！